Ons bedrijf heeft nog geen CRM-systeem. Met CRM wordt Customer Relationship Management bedoeld, en dat hebben wij op dit moment eigenlijk onvoldoende onder controle. Het grootste probleem is dat er verschillende afdelingen met klanten communiceren, en deze van elkaar niet weten wat zij hebben afgesproken. Zo kan het voorkomen dat de ene afdeling iets belooft, wat de andere afdeling niet weet. Het blijkt dat hier steeds vaker misverstanden uit voortkomen en dat willen we aanpakken. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een systeem om ons CRM-beleid mee op te zetten. Online is er veel informatie te vinden over CRM. We kwamen bijvoorbeeld terecht op de volgende website: https://www.teamleader.nl/crm. Hier is veel te lezen over een dergelijk systeem. Het is niet alleen een tool, maar kan ook een bepaalde strategie betekenen. Uiteindelijk moet zo’n systeem leiden tot betere communicatie met onze klanten. In een normaal CRM-systeem is het mogelijk te noteren welk contact er is geweest, en wat er is afgesproken. Iedereen die toegang heeft tot het CRM kan vervolgens deze afspraken bekijken en daarop voortborduren als dat nodig is. Met een goede strategie en een goed systeem heeft elke medewerker de informatie die hij of zij nodig heeft.  Afspraken kunnen zo op de juiste manier gemaakt worden, en beloften worden waargemaakt. Dit is precies wat wij nodig hebben.

CRM inkopen tegen scherpe prijs

Via https://www.teamleader.nl/crm is het niet alleen mogelijk informatie te verzamelen over CRM, maar konden we ook meteen een CRM bestellen, genaamd Teamleader. Al voor 25 euro per maand konden we het programma uitproberen. De website geeft een overweldigende hoeveelheid informatie. We hebben dan ook de tijd genomen dit door te nemen en te kijken welke informatie van toepassing was op ons. Het bleek dat het systeem onze problemen wel degelijk kon oplossen. Bedrijven zoals het onze, waar er geen overzicht is over het klantcontact, kunnen met een klantcontactsysteem orde in de chaos scheppen. Het CRM geeft aan wanneer er contact is geweest, met wie, en wat er is besproken. Hierdoor hoeven medewerkers nooit meer hetzelfde te vragen, collega’s te raadplegen of boze klanten te woord te staan. Eigenlijk hadden we al veel eerder over moeten stappen op een CRM. We dachten altijd dat het erg duur was om een CRM te gebruiken, maar dat blijkt ontzettend mee te vallen. Ik kan het dan ook iedereen aanraden een dergelijk programma uit te proberen en te kopen. Het scheelt ontzettend veel tijd, energie en gedoe.

Duidelijke afspraken maken

Met een CRM maak je duidelijke afspraken met klanten, maar intern moet je ook goed afspreken hoe het systeem gebruikt wordt. Zo zijn er in de meeste bedrijven vaste regels voor het invullen van het systeem. Zo moet een medewerker die een klant gesproken heeft altijd vermelden:

  • Datum
  • Onderwerp
  • Vervolgacties

De medewerker die een actie moet oppakken of een klant spreekt, moet in het CRM precies kunnen zien wat er de vorige keer besproken is. Als dit niet lukt, heeft het systeem nog weinig toe te voegen. Gelukkig konden wij een beroep doen op de ondersteuning die Teamleader biedt. We kochten niet alleen een systeem, maar ook veel kennis op het gebied van klantcontact. Hierdoor kunnen we echt stappen zetten en de communicatie richting onze klanten verbeteren. Tot nu toe krijgen we veel positieve geluiden, en ook onze medewerkers kunnen eenvoudiger werken. Het was een uitstekende keus om in zee te gaan met Teamleader, en ons klantcontact professioneel te organiseren. Duidelijke afspraken maken met elkaar helpt om de dienstverlening te verbeteren.